2 novembre 2020
Les assemblées générales à distance sont appréciées, car elles apportent de la souplesse dans l'organisation et en facilitant la participation, elles renforcent la légitimité des décisions adoptées. En plus des modalités de vidéoconférence ou d'audioconférence, la participation à distance peut aussi avoir lieu par des formulaires de votes par correspondance. C'est dans ce contexte que nous avons tenu notre première AG exclusivement par correspondance la semaine dernière.
La question des débats
Étant donné le contexte sanitaire et le nombre important de copropriétaires, un cabinet de syndic nous a demandé d'organiser une assemblée générale exclusivement par correspondance. Ce moyen de participation a un peu surpris les copropriétaires qui étaient très peu informés de ces nouvelles modalités et qui s'inquiétaient un peu de l'absence de débats ou de l'absence de précisions dont ils auraient peut-être eu besoin. Néanmoins, le conseil syndical a rapidement reconnu que le nombre important de copropriétaires risquait d'apporter de la confusion pour organiser une AG par visio-conférence. La décision a donc été prise d'un commun accord, d'organiser un vote exclusivement par correspondance.
Afin de conserver la capacité d'échanger et de débattre, qui sont des éléments importants pour décider en toute connaissance de cause, une réunion d'information a été organisée entre l'envoi des convocations et la date limite de réception des formulaires de votes. Cette réunion a été réalisée par visoconférence et par audioconférence, pour permettre à un maximum de copropriétaires de participer. Certains se connectés à partir de leur ordinateur personnel, tandis que d'autres ont utilisés leur smartphone ou une tablette.
Organiser une réunion d'information, en dehors de toute assemblée générale, a permis d'échanger plus sereinement avec les copropriétaires. Les modalités de prises de parole, avec une attribution limité aux personnes qui en font la demande, contrairement aux assemblées en présentiel, a permis d'accélerer les débats et les copropriétaires étaient très satisfaits de cette première expérience. Il faut dire aussi que les membres du conseil syndical qui pilotaient l'attribution du temps de parole, n'ont pas hésités à limiter les interventions lorsque certains copropriétaires voulaient la monopoliser. C'est une possibilité dont ils révaient depuis des années, sans possibilité de la mettre en oeuvre dans une assemblée physique !
Une pratique à reconduire
Entre la participation de copropriétaires résidents à Chypre et à Madagascard, habituellement absents lors des AG, la maîtrise du temps de parole des copropriétaires et par conséquence l'apaisement des échanges et une réunion de 1 h 30 seulement, l'ensemble des participants étaient ravis.
Étant donné le succès de la assemblée générale, le conseil syndical souhaite maintenir une organisation similaire pour la prochaine assemblée générale ; avec éventuellement un vote par visioconférence dont ils ont particulièrement apprécié l'attribution de la parole.